Control de Tareas

El seguimiento de sus actividades/tareas es lo más importante.

No habrá nadie en su empresa que pase por al alto el control de sus día a día. Axial CRM unifica todas las tareas importantes en el gestor de actividades de la página principal de cada usuario. Le será muy fácil crear nuevas actividades, tanto si son para usted mismo como para cualquier otro miembro de su equipo. Todas las actividades realizadas incluyen un sencillo y potente registro de la actividad con los hitos realizados cada día, ofreciendo una visión rápida para un óptimo control y seguimiento del cliente. En estos registros de la actividad es fácil anotar «el cliente al que enviar una oferta, recordar una renovación de un contrato... Incluyendo toda una extensa cronología de quién, cuándo, para cuándo debemos realizar la próxima acción con sus estados.

Las Actividades le permitirán gestionar con gran flexibilidad las tareas dentro de su Organización. Éstas pueden usarse para monitorizar gran variedad de acciones y comunicaciones con sus Contactos, y están programadas para fechas específicas con el fin de garantizar que no se queden en el olvido.

Las actividades se pueden utilizar para:

• Campañas
• Seguimiento de clientes potenciales
• Control de ventas
• Atención al cliente
• Organizar eventos

Desde la parrilla de Actividades clicando en la parte lateral izda. del sistema, el usuario puede visualizar todas las actividades en marcha / estado previo y añadir también finalizadas) del equipo y/o las suyas propias en función del nivel de acceso tenga.

Las Actividades agilizan el trabajo diario de los Usuarios, ya que les proporcionan las funciones más comunes, entre otras muchas, desde una única pantalla:

• Adjuntar documentos
• Mandar un correo electrónico, editar o añadir personas/contactos y crear reuniones y oportunidades.

• Vincular actividades a oportunidades, reuniones y pedidos como parte de un proceso comercial

Las Actividades son una excelente manera de gestionar clientes potenciales, seguimientos de oportunidades, seguir el progreso de ventas, grabar conversaciones importantes y más. Éstas proporcionan un método eficaz de planificación a largo plazo y elmantenimiento de registros en un único sitio. Esto ahorra tiempo, cuando la actividad se actualiza. Además resultaparticularmente útil cuando el Usuario, delante de su ordenador o dispositivo, puede leer con facilidad en una sola pantalla unaActividad y todas las notas relevantes que han sido registradas en torno a ella.

Las Actividades pueden crearse por un Usuario para la gestión por parte de otro usuario, proporcionando un método útil de delegación y colaboración. Al igual que en Organizaciones y Contactos, el usuario puede personalizar las Actividades para adaptarse a sus procesos de negocio, incluyendo las etiquetas de Terminología y de Campo, campos Personalizados 

Crear actividades

El usuario puede crear una actividad desde la parrilla de Actividades o desde la ficha de una Organización

1. Parrilla de Actividades -> Haciendo clic en icono “Nueva Actividad”

            Nos veremos obligamos a Buscar/ Seleccionar una Organización

• Accediendo a una Organización determinada-> clic en el icono de Crear una “Nueva actividad”

Desde nuestro punto de vista esta forma II, salvo causas excepcionales debería ser la elegida, ya que observaremos y dispondremos de una visión global de la organización con sus contactos y si hay otras actividades ya activas en la organización es posible que podamos reactivarla sin necesidad de crear una nueva o si por el contrario debemos realizar una nueva tarea distinta, la crearemos habiendo analizado los datos de la ficha general.

Antes de elegir una fecha para el próximo seguimiento, es una buena idea insertar una descripción breve de su conversación y/opróximas actuaciones en el campo Añadir al registro en Registro de actividad/Descripción. Estos comentarios se guardan, entre ellos su nombre y la fecha del apunte (de forma automática).

Habitualmente un cliente puede decir «Llámeme dentro de x días ó una semana», entonces se hace clic en el  botón +Guardar +1, +2, +7…, y la fecha para la próxima llamada se fija para una semana más tarde.

Si le faltan campos o desea menús desplegables diferentes, puede aprender más sobre esto desde el icono de Configuración de la misma pantalla en la que se encuentre y desde Configuración – Entidades – Actividades.

Cuando un proceso de actividad se ha terminado NO se debe borrar la actividad. Cambie el estado a “Terminada”, yentonces la actividad desaparece de su lista de actividad, pero continúa dentro de la ficha de la organización para que puedaconsultarla o reactivarla si fuera necesario.

Tenga en cuenta que todas sus actividades se muestran al hacer clic en Actividades en el menú principal desde sus parrilla de actividades. Como punto de partida se muestran en orden cronológico. Se pueden clasificar según tipo u otro tema haciendoclic en el encabezado que quiere utilizar para la clasificación.

Si hace clic en alguna de las actividades de sus parrilla, se muestra la siguiente imagen con flechas para poder pasar de unaactividad a otra de forma rápida y sencilla.

 

Crear actividades de forma masiva

Puede crear actividades masivamente mediante una importación de datos o activando ’crear actividades’ desde un informeconcreto en sus Acciones, como se muestra en la siguiente imagen:

Cuando se muestra/utiliza el informe en cuestión, desde el icono de “Acciones”, se despliega con el nombre ’Crear Actividades’, que al hacer clic sobre él, permite al usuario crear actividades de forma masiva (distribuirlas entre uno o varios usuarios, en un periodo concreto de tiempo, etc.) para las organizaciones elegidas.

En resumen, sus actividades le permiten reportar lo más importante y fundamental en su día a día en la relación con el cliente de una forma simple y potente a la vez. 

Además realicé o cree los informes y gráficos necesarios de sus actividades para obtener tasas y estadísticas del trabajo realizado por sus empleados.