Qué es un software ERP y cómo funciona ERP

Enterprise Resource System, es el significado de las siglas en inglés ERP. ¿Qué es y cómo es su aplicación? Se trata de un software que las empresas utilizan para administrar sus actividades habituales. Las ventajas que su implementación tiene son numerosas pero dos destacan sobre el resto: la perspectiva integral del negocio a tiempo real y el aumento de la competitividad. Conozca qué es el ERP de la mano de una empresa tecnológica experta en procesos empresariales como Axial Soft.  

ERP: significado e historia

Saber qué es ERP como concepto no puede desvincularse de sus orígenes. La planificación de recursos empresariales nació en los años 60, con el fin de desarrollar programas básicos de monitorización de inventarios y contabilidad. En 2004, la inclusión de un software basado en internet impulsa de forma definitiva a esta esta herramienta gracias al acceso a tiempo real de la información y recursos de la empresa. Esta es una de las claves más importantes para entender lo que es un ERP.

El ERP es un sistema con el que administrar eficazmente todas las actividades en un sistema integrado. Su principal objetivo es planificar, conectar y organizar todas las áreas de la empresa, automatizando las prácticas de negocio relacionadas con aspectos operativos y productivos.

La evolución del ERP como sistema ha pasado por la incorporación en la nube. En Axial Soft ofrecemos soluciones ERP en la nube gracias a la colaboración con otras empresas tecnológicas. Por ejemplo, las funcionalidades desarrolladas por Sage en su cloud ERP facilitan notablemente cualquier tipo de tarea, abaratando costes y eliminando procesos intermedios que lastran la eficacia. La nube elimina la obligatoriedad de contar con un servidor para su instalación, además de proporcionar un control de todas las áreas de negocio desde cualquier lugar. Por todo ello, esta herramienta de gestión se ha extendido ampliamente no solo a las grandes compañías, sino a todo tipo de negocios. Un sistema ERP en la nube es, pues, la piedra angular sobre la que se sustenta la modernización de las PYMES.

Algunas empresas tecnológicas de cierto recorrido en el desarrollo de esta herramienta son SAP, M3 del fabricante Infor, Oracle Cloud, Exact Globe, Dynamics de Microsoft y NetSuite.

¿Por qué una empresa necesita un ERP? 

“Las cosas siempre se han hecho así” es un pensamiento habitual en la construcción de la cultura empresarial de muchas organizaciones. Sin embargo, este paradigma frecuentemente conduce a una percepción ilusoria de la evolución y los cambios del sector económico en el que se participa.  

La digitalización de los procesos es hoy en día vital para lograr un incremento de la productividad y competitividad. Por un lado, la integración de los datos de cada área de negocio en un solo programa resulta un considerable ahorro en tiempo y costes. Por otro, las llamadas soluciones BI (Business Intelligence), entre las que se encuentran el software ERP, facilitan inmediatos informes. De esta forma es posible anticiparse en la toma de decisiones para corregir desviaciones, optimizar operaciones y dirigirse hacia el cumplimiento de los objetivos de producción.

La relación con el cliente termina de explicar qué es un ERP. Su significado no implica en sí la modificación de la estructura ni las formas de trabajo. Su objetivo, por el contrario, es dar una rápida y veraz respuesta ante posibles incidencias, tiempos de entrega, logística, etc. La eficiencia del servicio repercute sin duda en una mayor confianza y una mejora de la imagen de marca.

Funcionamiento del programa ERP

El ERP Conecta las diversas áreas de un negocio a través de módulos. Cada uno de ellos representa un soporte específico para cada proceso. De esta manera, el sistema ERP recibe datos visibles de todos los departamentos en el mismo momento en que estos se generan. El sistema modular del ERP es altamente personalizable y requiere un estudio con el cliente para su diseño. Esta personalización puede derivar en un mayor coste de implementación, una de las desventajas del ERP. Así, cuanto más se adapte su diseño a la producción, mayor inversión habrá que realizarse.

Los módulos de ERP más comúnmente empleados son:

1. Finanzas y contabilidad. Este se considera el eje sobre el que el ERP programa su funcionalidad en el seno de una organización. Con él se gestionan la tareas financieras y contables generales y específicas, las cuentas por pagar (AP) y por cobrar (AR).
2. Gestión de RRHH. El módulo de ERP de recursos humanos es altamente eficaz para la contabilización de horas, registro de complementos y la generación de nóminas.
3. Compras. Con él se obtiene la centralización y organización de las ofertas, contratos y validaciones de las compras. Permite analíticas de Inteligencia Artificial (IA) como forma de mejorar las negociaciones con los proveedores.
4. Ventas. Analiza los datos para localizar clientes target y recopila los procesos de ventas como la gestión de los pedidos, contratos, facturación y rendimiento.
5. Producción. Garantiza la supervisión de la producción para su ajuste a la demanda. Incluye funcionalidades como el MRP (planificación de requisitos de materiales), control de calidad, etc.
6. Logística. Por este módulo de ERP se localizan los movimientos de bienes y servicios con herramientas específicas para inventarios, almacén y transporte.

Cuáles son las ventajas de un ERP 

Además de los beneficios ya comentados, la implementación del ERP como sistema cuenta con otras ventajas técnicas y comerciales:  

• Todas las interacciones quedan registradas en el ERP, lo que hace posible el rastreo de un bien durante toda la cadena de producción.
• Modularidad y escalabilidad. Posibilidad de implementar funcionalidades futuras que no tienen que estar especificadas en un principio.
• Eficacia en la tarea de tareas rutinarias gracias a la automatización.
• Seguridad de los datos. El ERP facilita la protección de toda la información digital frente a malware. Todos los datos se encuentran en una única base de datos de acceso protegido y restringido.
• Configuración de qué es el ERP para las necesidades específicas de la empresa.